PRIVACYBELEID VAN DE VDGA
Dit Privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die de Verenigde Doopsgezinde Gemeente te Amsterdam (hierna: “de VDGA”) gebruikt en verwerkt van haar leden, vrienden, belangstellenden, huurders, medewerkers en andere relaties, in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden op 25 mei 2018.
Wie lid, vriend of belangstellende wordt van de VDGA, of om een andere reden persoonsgegevens aan de VDGA verstrekt, geeft daardoor toestemming om die persoonsgegevens in lijn met dit Privacybeleid te gebruiken en verwerken. Wij adviseren iedere belanghebbende om dit Privacybeleid door te lezen en te bewaren voor de eigen administratie.
1. Verantwoordelijke
Verantwoordelijk voor het gebruik en de verwerking van de persoonsgegevens is:
de Kerkenraad van de VDGA. De VDGA is bereikbaar via het email-adres: secretaris@vdga.nl en via telefoonnummer 020-6246573 (ambtelijk secretaris van de Kerkenraad).
2. Welke gegevens verwerkt de VDGA en voor welk doel
2.1 In het kader van het lidmaatschap, vriendschap of belangstelling voor activiteiten van de VDGA kunnen de volgende persoonsgegevens worden gebruikt en verwerkt:
(a) voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum
(b) adresgegevens
(c) telefoonnummer(s), e-mail adres
(d) doopdatum
(e) belijdenisdatum
(f) soort lidmaatschap
(g) attestatie (s) (datum, komend of gaand)
(h) huwelijksdatum
(i) overlijdensdatum
(j) eventueel bankrekeningnummer
(k) eventueel bsn-nummer
(l) eventueel portretfoto
(m) eventueel accounts van sociale media
De “eventueel” te verwerken gegevens worden alleen gebruikt en verwerkt als de belanghebbende ze met dat doel aan de VDGA heeft verstrekt.
2.2 De VDGA gebruikt en verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
(a) mededelingen en informaties, over alle activiteiten van de VDGA, inclusief zondagsdiensten, werkgroepen, culturele bijeenkomsten en excursies
(b) informaties aan de leden, vrienden en belangstellenden van de eigen gemeente over lief en leed: geboortes, huwelijken, bloemen, ziekenbezoek, overlijden en begrafenissen
(c) informaties aan derden voor verzending van het gemeenteblad IdA
(d) informaties aan de Algemene Doopsgezinde Sociëteit, o.a. voor verzending van het landelijk blad (doopsgezind.nl)
(e) informaties aan Mailchimp voor verzending van de nieuwsbrief
(f) informaties aan de belastingdienst m.b.t. medewerkers, gastpredikanten en musici
2.3 Voor het overige zijn deze persoonsgegevens vertrouwelijk en worden zij niet aan derden verstrekt, behoudens specifieke toestemming van het lid, de vriend of de belangstellende. Dit geldt ook voor duidelijk herkenbaar beeld- en geluidsmateriaal, hetzij in druk, hetzij via internet.
2.4 Waar van toepassing geldt het voorgaande ook voor persoonsgegevens van huurders, medewerkers en andere relaties.
3. Bewaartermijn
De VDGA gebruikt, verwerkt en bewaart de persoonsgegevens zolang deze van belang geacht kunnen worden voor mogelijke deelname aan activiteiten van de VDGA, doch uiterlijk twee jaar na einde lidmaatschap of laatste verbinding alvorens deze naar een historisch archief gaan.
Op eerste verzoek van de belanghebbende worden echter zijn/haar persoonsgegevens ook eerder vernietigd, mits de financiële verhouding met de VDGA dan is afgewikkeld.
4. Beveiligingsmaatregelen, bewerkers, logboek
4.1 Ter bescherming van de persoonsgegevens heeft de VDGA passende technische en organisatorische maatregelen getroffen.
4.2 Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt de VDGA gebruik van diensten van derden, de zogenaamde bewerker. Met de bewerker hebben wij een bewerkersovereenkomst die aan de wettelijke eisen voldoet.
5. Inzagerecht, verwijdering, klachten en vragen
5.1 Bij de Kerkenraad van de VDGA kan een belanghebbende te allen tijde een overzicht van zijn of haar persoonsgegevens opvragen, en verzoeken deze te wijzigen of te verwijderen. De VDGA zal aan de belanghebbende dan binnen een maand de afhandeling van dit verzoek bevestigen.
5.2 Indien een belanghebbende klachten heeft over de wijze waarop de VDGA zijn of haar persoonsgegevens verwerkt, of zijn of haar verzoeken behandelt, kan deze contact opnemen met de voorzitter van de Kerkenraad (voorzitter@vdga.nl).
5.3 Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacybeleid kunnen worden gericht aan de
Kerkenraad.
6. Logboek
Van alle handelingen met vorenbedoelde persoonsgegevens wordt een logboek bijgehouden, waarin aard en doel van verwerkingen, inzages en verstrekkingen systematisch worden geregistreerd en bijgehouden.
7. Wijzigingen
Dit Privacybeleid is opgesteld in juni 2018, en gepubliceerd op onze website (www.doopsgezindamsterdam.nl). Eventuele wijzigingen worden ook via deze website bekend gemaakt, en zijn daar te allen tijde te raadplegen.
Vastgesteld door de Kerkenraad,
Amsterdam, 14 juni 2018
